Ensayo plan de gestión de un proyecto.
PLAN DE GESTIÓN.
En el manejo de un proyecto encontramos aspectos muy importantes para su gestión y ciclo de vida. Para garantizar que el proyecto que vamos a implementar cumpla con los requisitos propuestos por nuestro cliente debemos seguir ciertas pautas o procesos para dicha gestión.
El proyecto comprende a sí mismo, una serie de planes de gestión para el desarrollo y mantenimiento del proyecto por medio de una serie de acciones que serán aplicadas, evaluadas y modificadas a lo largo del ciclo de vida de este, así mismo nos muestra los procesos, técnicas y herramientas usadas para cada uno de estos planes de gestión.
Un plan de gestión profundiza en distintos temas de importancia del proyecto como son: el alcance del proyecto, tareas y actividades, costes, recursos a utilizar, compras, sub contratos y riesgos; así como también la calidad y las comunicaciones vinculadas al proyecto mismo.
Para elaborar un plan de gestión hay que tener en cuenta elementos como: factores empresariales que rodean la organización, procesos de la organización, procesos propios a la Dirección de Proyectos y que abarcan los distintos elementos a considerar en la gestión y acta de constitución del proyecto.
En los planes de gestión encontramos los siguientes: plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y el plan de gestión de la Integración como los principales. En el plan de gestión de costos encontramos procesos como: Estimación de costos, Elaboración del presupuesto y Control de Costos.
En el proceso de estimación de costos encontramos técnicas como: Precisiones (costos fijos, costos variables, costos directos, costos indirectos, gestión de costos), costos para la toma de decisiones, costos diferenciales y futuros, costos de sustitución de instalaciones (costos venta, costos directos, costos fro, costos tte), sustitución con aumento de capacidad, elementos relevantes de costos, costos sepultados, costos pertinentes de productos, funciones de costo de corto plazo, análisis de costo-volumen-utilidad, costos ABC y enfoque DPP.
En el proceso de Plan de Elaboración del Presupuesto encontramos técnicas como: Gastos previos, ingresos proyectados, ingresos y gastos reales.
En el proceso de control de Costos encontramos técnica como: Costos productivos junto a sus registros. Encontramos elementos relevantes de costos como: variaciones en los estándares de materia prima, tasa de salario y requerimientos de personal para las operaciones directas, necesidades de supervisión e inspección, combustibles y energía, volumen de producción y precios de venta, desperdicios y mermas, valor de adquisición, valor residual del equipo en cada año de su vida útil restante, impuestos y seguros, y, mantenimiento y reparaciones.
En el plan de gestión de alcance influyen sobre el éxito general del proyecto ya que cada proyecto exigen un delicado equilibrio entre las herramientas, las fuentes de datos, las metodologías, los procesos y los procedimientos con el fin de asegurar que el esfuerzo dedicado a las actividades para determinar el alcance sea acorde al tamaño, la complejidad y la importancia del proyecto.
En el plan de gestión de alcance encontramos procesos como: Planificación de alcance, Definición del alcance, Definición de EDT, Verificación del alcance y Control del Alcance.
En el proceso de Planificación de Alcance encontramos técnicas como: Factores ambientales de la empresa como la infraestructura, las herramientas, los recursos humanos, las políticas relativas al personal y las condiciones del mercado; en la planificación también encontramos los activos de los procesos de organización, el acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto preliminar, y el plan de gestión del proyecto.
En el proceso de Definición del Alcance encontramos entradas como: activos del proceso de la organización, acta de constitución del proyecto, enunciado del alcance del proyecto preliminar, plan de gestión del alcance del proyecto y las solicitudes de crédito aprobadas. También contiene técnicas como: Análisis del producto, identificación de alternativas, juicio de expertos y análisis de los interesados, y salidas como: enunciado del alcance del proyecto, cambios solicitados y actualizaciones del plan de gestión de alcance del proyecto.
En el proceso de Definición de EDT encontramos técnicas como: Plantillas de estructura de desglose del trabajo y descomposición. En el proceso de Verificación del Alcance encontramos la técnica de Inspección. Y en el proceso de Control del Alcance encontramos técnicas como: Sistema de control de cambios, análisis de variación, replanificación y sistema de gestión de la configuración.
En el plan de gestión de la integración encontramos procesos como: Desarrollar el acta constitutiva del proyecto (Project Charter), Desarrollar el enunciado del alcance preliminar (Preliminary Scope Statement), Desarrollar el plan de gestión
del proyecto (Project Management Plan), dirigir y gestionar la ejecución del proyecto, supervisar y controlar la ejecución del proyecto, control integrado de cambios, y, cerrar el proyecto.
En el proceso del desarrollo del acta constitutiva se incluye el trabajar con los interesados del proyecto para crear un documento que formalmente autorice el proyecto.
En el proceso del desarrollo del alcance del proyecto preliminar se incluye un trabajo adicional con los interesados del proyecto, especialmente usuarios de los productos, servicios o resultados del proyecto para desarrollar los requerimientos de alcance de alto nivel.
En el proceso del desarrollo del plan de gestión se incluye la coordinación de todos los esfuerzos de planificación para crear un documento consistente y coherente, El Plan de Gestión del Proyecto. En el proceso de la gestión de la ejecución se incluye el llevar a cabo el plan del proyecto mediante el desarrollo de las actividades incluidas en este.
En el proceso del monitoreo y control se necesita para alcanzar los objetivos del desempeño del proyecto. En el proceso de control integrado de cambios que incluye coordinar cambios que afecten los entregables del proyecto y activos de los procesos de la organización. Y en el proceso del cierre del proyecto se incluye el finalizar todas las actividades del proyecto.
El Plan de Gestión del Proyecto puede constar de uno o más planes subsidiarios y otros componentes en función que lo exija el proyecto. En planes subsidiarios encontramos: Plan de Gestión de Alcance del Proyecto, Plan de gestión del cronograma, Plan de gestión de costes, Plan de gestión de calidad, Plan de mejoras del proceso, Plan de gestión del personal, Plan de gestión de las comunicaciones, Plan de gestión de riesgos y Plan de gestión de adquisiciones. Y en otros componentes encontramos: lista de hitos, calendario de recursos, línea base del cronograma, línea base del coste, línea base de calidad y registro de riesgos.
A parte de los elementos mencionados anteriormente, también encontramos otros tipos de gestión como lo son: Gestión de tareas, gestión de calidad, gestión de los recursos humanos, gestión de las comunicaciones, gestión de riesgos, y, gestión de las compras.
En el proceso de Gestión de tareas encontramos técnicas como: Definición de las tareas, secuenciación de tareas, estimación de recursos, estimación de duraciones, desarrollo
del cronograma, y, control del cronograma.
En el proceso de gestión de calidad encontramos técnicas como: planificación de la calidad, aseguramiento de la calidad, y, control de la calidad. En el proceso de gestión de recursos humanos encontramos técnicas como: planificación de los recursos humanos, selección del equipo del proyecto, capacitación del equipo del proyecto, y, gestión del equipo del proyecto.
En el proceso de gestión de riesgos encontramos técnicas como: planificación de la gestión de riesgos, identificación de los riesgos, análisis cualitativo de riesgos, análisis cualitativo de riesgos, definición de contingencias, y, seguimiento y control de riesgos.
Y en el proceso de gestión de las compras encontramos técnicas como: planificación de compras y subcontratación, identificación de requisitos, selección de proveedores, evaluación de proveedores, y, negociación.
Así entonces, vemos la gran importancia de la gestión de proyectos como herramienta útil para sostenimiento del proyecto en sí mismo, haciendo uso correcto de los procesos de gestión y sus herramientas o técnicas propias en cada paso del ciclo de gestión para cumplir con el objetivo del correcto funcionamiento y ciclo de vida del proyecto.